Notariusz - Poświadczenie podpisu, Poświadczenie notarialne

Czynność poświadczenia własnoręczności podpisu polega na złożeniu w obecności notariusza, przez określoną osobę podpisu na dokumencie bądź uznania podpisu, złożonego wcześniej za własnoręczny. Tożsamość osoby stawającej do czynności poświadczenia podpisu powinna zostać stwierdzona przez notariusza zgodnie z art. 85 ustawy Prawo o notariacie.

Dokumenty prywatne poświadczone przez notariusza nie uzyskują mocy urzędowej, jak w przypadku czynności sporządzonych w formie aktu notarialnego przez notariuszy. Treść dokumentu, na którym dokonano poświadczenia podpisu nie zmienia swojego charakteru, natomiast tzw. klauzula poświadczeniowa stanowi charakter urzędowy. Ze wspomnianej klauzuli poświadczeniowej wynikają dwa domniemania:

Dodatkowo o czym warto wspomnieć poświadczenie podpisu potwierdza stawiennictwo oznaczonej osoby w miejscu wskazanym w klauzuli np. Kancelaria Notarialna.

Zgodnie z art. 88 ustawy Prawo o notariacie, podpis musi być złożony badź uznany za własnoręczny podczas wizyty u notariusza co do zasady w jego kancelarii notarialnej. Warto wyraźnie zaznaczyć, że wszelkie formy zocznego poświadczenia podpisu przez notariusza są niedopuszczalne.

Poświadczany przez notariusza podpis musi być oryginalny tzn. nakreślony bezpośrednio przez oznaczoną osobę za pomocą środka pisarskiego. Niedopuszczalne jest poświadczenie własnoręczności podpisu w jakikolwiek innych sposób, zwłaszcza mechaniczny co przy dzisiejszym postępie technologicznym niekiedy może przysporzyć notariuszowi wielu wątpliwości. Dokumenty na, których notariusze poświadczają podpisy muszą być sporządzone w sposób trwały, uniemożliwiający zmianę bądź usunięcie treści np. przygotowanych ołówkiem bądź długopisem zmazywalnym.

Jak powyżej przedstawiono do czynności notarialnych należy sporządzanie poświadczeń są to kompetencje przyznane notariuszowi na podstawie art. 79 ustawy Prawo o notariacie, stosuje się do nich przepisy ogólne dla czynności notarialnych.

Przed przystąpieniem do opisywanej czynności poświadczenia Notariusze w naszej Kancelarii Notarialnej:

Każde poświadczenie wykonywane w naszej Kancelarii Notarialnej przez Notariusza, opatrzone jest klauzulą legalizacyjną, która w zgodnie z art. 97 ustawy Prawo o notariacie zawiera:

Notariusz powinien sporządzić poświadczenie podpisu na kopii okazanego oryginalnego dokumentu, bądź w przypadku braku miejsca na kartce, trwale związanej z dokumentem. Zalecaną formą klauzuli poświadczeniowej jest forma nadruku z niewypełnionymi przestrzeniami zakreślonymi. Dozwoloną, ale raczej niestosowaną obecnie w kancelariach notarialnych, jest forma pieczątki z nadrukiem. W celu zagwarantowania bezpieczeństwa, nasza Kancelaria Notarialna poświadcza podpisy na kopiach dokumentów uzyskiwanych na własnym sprzęcie, w wyjątkowych przypadkach, gdy nie jest to możliwe nasi Notariusze wnikliwie sprawdzają podpisywany dokument w celu upewnienia się, że jest on jednolity z oryginałem. Odbiór dokumentów z poświadczeniem notarialnym następuje po złożeniu podpisu w repertorium A, potwierdzającym wydanie.

Sposoby dokonywania poświadczeń art. 96 ustawy Prawo o notariacie

ad. 1 Poświadczenie własnoręczności podpisu

Czynność polegająca na złożeniu w obecności notariusza własnoręcznego podpisu, przez oznaczoną, wylegitymowaną osobę na okazanym dokumencie lub jeżeli podpis został wcześniej złożony uznanie tej osoby w obecności notariusza podpisu jako własny. Warto zauważyć, że podczas dokonywania tej czynności do obowiązków notariusza należy wyłącznie poświadczenie własnoręczności podpisu, a nie zbadanie treści dokumentu. Jednak w praktyce wielu doświadczonych notariuszy, przejawia się praktyka upewnienia się, że strona składająca podpis jest świadoma skutków prawnych powstałych w wyniku dokonania czynności. W naszym odczuciu jest to zasada godna pochwały, z którą utożsamiają się Notariusze urzędujący w naszej Kancelarii Notarialnej w Warszawie.

Notariusze dokonują poświadczeń na przeróżnych dokumentach np. umowy sprzedaży, umowy zbycia statków, wzory podpisów, pełnomocnictwa oraz dokumentach prywatnych.

ad. 2 Poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem art. 96 ustawy Prawo o notariacie

Czynność notarialna polegająca na poświadczeniu przez notariusza zgodności z okazanym oryginalnym dokumentem przedstawionego odpisu, wyciągu bądź kopii. Notariusz potwierdza zgodność treści dokumentu z oryginałem.

Na wstępie notariusz stwierdza oryginalność dokumentu, gdyż tylko na podstawie takiego dokumentu może dokonać poświadczenia. Notariusz porównuje treść dwóch dokumentów po czym stwierdza, ich zgodność w części bądź całości. Odpis, Wypis lub Kopia dokumentu czerpią swą moc z oryginału,

Czynność poświadczenia zgodności dokumentu z oryginałem jest powszechnie wykonywana, gdyż umożliwia posługiwanie się dokumentem w wielu miejscach np. odpis świadectwa dojrzałości, odpis dyplomu, odpis dokumentu podmiotu gospodarczego w celu wzięcia udziału w kilku przetargach jednocześnie. Czynność poświadczenia dokumentu, może okazać się przydatna przy posługiwaniu się pełnomocnictwami, w tym przypadku zamiast dokonywać kilku pełnomocnictw notarialnych możemy dokonać tylko jednego, a każdy kolejny będzie stanowił odpis. Tak skonstruowany dokument przez notariusza będzie miał moc pełnowartościowego pełnomocnictwa.

W świetla art. 97 ustawy Prawo o notariacie

"Każde poświadczenie powinno zawierać datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, na żądanie – również godzinę dokonania czynności, oznaczenie kancelarii, podpis notariusza i jego pieczęć." Notariusz czuwa nad autentycznością przedkładanych dokumentów. W pierwszej kolejności badaniu przez notariusza podlega dokument w kwestii zwyczajowych cech, czy pozostaje on w zgodzie z przyjętym wzorem stosowanym w tego typu dokumentach. Gdy notariusz ma wątpliwość co do autentyczności dokumentu, powinien odmówić dokonania czynności. Należy zauważyć, że tego typu sytuacje należą raczej do wyjątków. Ocenie podlega zarówno treść dokumentu jak i wymogi formalne. Jeżeli dokument zawiera określone cechy szczególne np. dopiski, poprawki, znaki nieodbite na kopii (znak wodny) lub innego rodzaju zmiany, to notariusz powinien taką okoliczność stwierdzić w treści poświadczenia.

Do częstych dokumentów, które są poświadczane przez naszych Notariuszy w Kancelarii Notarialnej w Warszawie należą dokumenty urzędowe (decyzje administracyjne) oraz orzeczenia sądów. W przypadku pism prywatnych, notariusz zapoznaje się z ich treścią i ocenia charakter. Z całą pewnością nie jest dokumentem prywatnym pismo nie podpisane. Poświadczone pismo prywatne przez notariusza nie staje się dokumentem urzędowym.

ad. 3 Poświadczenie daty pewnej

"Art. 81. § 1. Jeżeli ustawa uzależnia ważność albo określone skutki czynności prawnej od urzędowego poświadczenia daty, poświadczenie takie jest skuteczne także względem osób nie uczestniczących w dokonaniu tej czynności prawnej (data pewna). § 2. Czynność prawna ma datę pewną także w wypadkach następujących: 1) w razie stwierdzenia dokonania czynności w jakimkolwiek dokumencie urzędowym - od daty dokumentu urzędowego; 2) w razie umieszczenia na obejmującym czynność dokumencie jakiejkolwiek wzmianki przez organ państwowy, organ jednostki samorządu terytorialnego albo przez notariusza - od daty wzmianki. § 3. W razie śmierci jednej z osób podpisanych na dokumencie datę złożenia przez tę osobę podpisu na dokumencie uważa się za pewną od daty śmierci tej osoby."

Opisywane urzędowe poświadczenie daty zaświadcza nie tylko o dacie zaistnienia skutków złożonego oświadczenia, ale przede wszystkim przesadzą o dokonaniu tej czynności prawnej.

ad. 4 Poświadczenie pozostawania przy życiu bądź w określonym miejscu

Kolejną popularną czynnością świadczoną przez Notariuszy jest stwierdzenie pozostawania przy życiu oznaczonej osoby lub w określonym miejscu. Notariusz poświadcza taką okoliczność najczęściej poprzez stawienie się osobiste w kancelarii notarialnej, w szczególnych przypadkach możliwe jest stwierdzenie takie poza kancelarią, w miejscu, w którym oznaczona osoba przebywa. Podczas dokonywania takiej czynności notariusz stwierdza tożsamość osoby, określa datę, godzinę i minutę oraz miejsce stawienia.

Upoważnienie organów samorządu terytorialnego do sporządzania niektórych poświadczeń

Na mocy art. 101 ustawy Prawo o notariacie, Minister Sprawiedliwości w drodze rozporządzenia z 7 lutego 2007 roku w sprawie sporządzania niektórzych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i bank, upoważnił inne podmioty do:

"Na podstawie art. 101 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie (Dz. U. z 2002 r. Nr 42, poz. 369, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1.W miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej, do poświadczania własnoręczności podpisu są upoważnieni: 1)wójt (burmistrz, prezydent miasta): a)na pismach upoważniających do odbioru przesyłek i sum pieniężnych oraz odbioru dokumentów z urzędów i instytucji, b)na oświadczeniach stwierdzających stan rodzinny i majątkowy składającego oświadczenie; 2)banki - na pismach upoważniających do odbioru pieniędzy lub innych przedmiotów z tych banków. § 2.W miejscowościach, o których mowa w § 1, do poświadczania pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu, w celu otrzymania emerytury, renty lub innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego są upoważnieni wójt (burmistrz, prezydent miasta). § 3.Do dokonywania poświadczeń, o których mowa w § 1 i 2, stosuje się odpowiednio art. 81, art. 84-88 i art. 97 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie. § 4.Traci moc rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 kwietnia 1991 r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki (Dz. U. Nr 33, poz. 148). § 5.Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia."

Jeżeli ten tekst nie rozwiał Twoich wątpliwości skontaktują się z z jednym z naszych Notariuszy Tel: 22 827 25 38 Kancelaria Notarialna, Warszawa ul. Bracka 20/17